Кадровая отчетность по иностранным работникам

Содержание:

Отдел кадров на любом предприятии – важнейшая структура, обеспечивающая бесперебойную работу сотрудников, легальность их труда в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Как и другие структуры предприятия, отдел кадров обязан регулярно и в срок сдавать отчётность, проходить ряд проверок, следить за документами сотрудников. Сегодня в статье мы разберём как общий порядок работы отдела кадров на предприятии, так и работу кадровиков с иностранными сотрудниками.

Какую отчётность сдаёт отдел кадров

Кадровую отчетность можно разделить на две общие группы:

• Внутренняя отчетность – предназначена, как правило, для руководства предприятия, внутреннего анализа и учета. Это могут быть оперативные сведения о принятых сотрудниках, отчёты об увольнениях, текучке кадров, о заболеваемости, отчёты по подразделениям предприятия. Для таких отчётов используются, как правило, формы, принятые в организации;
• Внешняя отчетность – предназначена для различных государственных органов в Санкт-Петербурге и Ленинградской области. Формы внешней отчётности унифицированы, разнообразны по составу, на них, как правило, влияют особенности работы самого предприятия.

Основные адресаты внешней кадровой отчётности предприятия:

• Росстат;
• Социальный фонд;
• Служба занятости;
• Военкомат.

Кадровая отчётность отдела кадров при работе с иностранцами

Если на предприятии в Санкт-Петербурге и Ленинградской области трудятся иностранцы, то помимо обычной внешней и внутренней отчётности, отдел кадров берёт на себя дополнительные функции. Главная из них – тщательные контроль иностранного сотрудника со стороны отдела кадров. Этот контроль состоит из:

• Миграционного аудита документов иностранца. Проверка документов должна проводиться не только у новых, но и у действующих сотрудников;
• Контроль срока действия каждого документа иностранца;
• Отслеживание изменений в миграционном законодательстве;
• Кадровая отчётность.

Самый главный адресат кадровой отчётности по иностранцам – МВД РФ. Если организация в Санкт-Петербурге и Ленинградской области принимает на работу сотрудников-иностранцев, она должна уведомить МВД:

• О заключении с иностранцем трудового или гражданско-правового договора. С 1 января 2021 года действует Приказ МВД России от 30.07.2020 N 536 (Зарегистрировано в Минюсте России 19.10.2020 N 60442), в котором порядок прописан в приложении 9. Срок - в течение трех рабочих днейпосле приема иностранных граждан уведомление нужно направить в территориальное подразделение ГУВМ МВД;
• О расторжении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем. Для этого направляется уведомление о расторжении трудового договора не позднее 3 рабочих дней с даты увольнения работника, согласно п. 8 ст. 13 ФЗ-115 от 25.07.2002;
• По высококвалифицированным специалистам (ВКС) работодатель уведомляет территориальный миграционный орган о фактической выплате им зарплаты. Срок – ежеквартально не позднее последнего рабочего дня месяца, который следует за отчетным кварталом. Такой порядок следует из положений п. 13 ст. 13.2 Закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ;
• Если работодатель является принимающей стороной и ставит иностранца на миграционный учет, следует подать в ГУВМ МВД уведомление о прибытии иностранца.

Штрафы за просроченную кадровую отчётность

Условия, при которых работодатель совершил административное правонарушение по кадровой отчётности, согласно ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ:

• уведомление неправильно заполнено или заполнено не полностью;
• уведомление неправильно сшито или не пронумеровано;
• уведомление подано по старой форме;
• уведомление не подано совсем;
• уведомление подано с опозданием.

Хотя нарушения разные, штраф за них одинаковый - ст. 18.15 КоАП РФ предусматривает административный штраф в размере до 800 000 рублей или приостановление деятельности до 90 дней (для юридических лиц). Должностные лица заплатят от 35 000 до 50 000 рублей.

Если у вас в компании трудятся мигранты, рекомендуем не нагружать отдел кадров работой с иностранцами – перегрузка не сулит ничего продуктивного. В вопросе кадровой отчётности итак часто встречаются ошибки, а с иностранцами требуется не только заполнение уведомлений, но и тщательный аудит. Компания «МиграСтафф» предлагает работодателям и кадровым специалистам в Санкт-Петербурге и Ленинградской области комплекс услуг, начиная от миграционного аудита, заканчивая полным миграционным сопровождением компании.

Автор материала

Наталья Марцинкевич

Руководитель пресс-центра компании «МиграСтафф»

Опыт работы в миграционном праве более 5 лет